Jeśli zauważysz nieprawidłowości dotyczące np. wywózki śmieci czy braku pojemników do segregacji odpadów, powinieneś skierować pismo do odpowiedniego urzędu.

Co powinno zawierać pismo?

- Twoje imię, nazwisko, pełny adres (dotyczy to także emaili - urzędy nie mają obowiązku reagować na anonimy);

- Nazwę i adres instytucji, do której kierujesz pismo;

- Dobrze jest na samym początku pisma napisać, czego konkretnie dotyczy - ułatwi to skierowanie pisma do właściwej komórki wewnątrz urzędu;

- Jeśli odpowiadasz, precyzujesz lub w inny sposób nawiązujesz do wcześniejszej korespondencji - sygnaturę (z reguły umieszczana w lewym górnym rogu, czasem opisana jako "nasz znak") i datę pisma (ułatwi to urzędnikowi zidentyfikowanie sprawy);

- Krótko, jasno i precyzyjnie sformułowany wniosek (najlepiej jednym zdaniem, ewentualnie z podziałem na punkty, jeśli chcesz jednocześnie poruszyć kilka spraw) z określeniem miejsca, którego dotyczy, i postulowanych działań;

- Uzasadnienie wniosku (może być nieco obszerniejsze);

- Prośba o poinformowanie o sposobie rozpatrzenia wniosku i podjętych działaniach;

- Jeśli posiadasz np. zdjęcia lub inne załączniki, również dołącz je do pisma.

UWAGA! Niektóre instytucje udzielają odpowiedzi listem poleconym, co dobrze o nich świadczy, ale bywa uciążliwe, kiedy wraca się do domu późno lub nie mieszka pod adresem zameldowania. Aby oszczędzić sobie lub domownikom chodzenia na pocztę po odbiór przesyłki, zaznacz na końcu, że prosisz o przesłanie odpowiedzi listem zwykłym.

Co dalej?

Pismo najlepiej wydrukować w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) i złożyć w kancelarii adresata za pokwitowaniem na kopii (z reguły w formie pieczątki z datą) lub wysłać listem poleconym (zachowując potwierdzenia nadania). Jeśli nie masz czasu, by udać się osobiście do urzędu lub na pocztę, możesz spróbować wysłać emaila - jednak nie wszystkie urzędy opanowały już ten kanał komunikacji.

Mile widziane przesłanie kopii pisma emailem do Zielonego Mazowsze. Jeśli masz problem z pismem, napisz do nas albo na naszym forum (odsyłacz obok), postaramy się pomóc.

Urząd ma obowiązek odpowiedzieć w ciągu 30 dni. Jeśli tego nie zrobi, można przypomnieć o sprawie telefonicznie, napisać ponaglenie, a w ostateczności złożyć skargę do prezydenta miasta, załączając kopie pokwitowań.

Projekt Rowerowe Biuro Aktywności Obywatelskiej jest współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.